PUNKTER I STANDARD LEVERANSE

Samsvar arkivplan leveres med et standardoppsett som du kan tilpasse, blant annet ved å legge til nye punkter og velge felttyper (15 forskjellige felttyper). Feltene, så som nedtrekksmenyer kan også utvides etter hvert som du jobber.


Navn på system

Type system (nedtrekksmeny)

Om det har arkivverdige data (nedtrekksmeny)

Roller

Brukergrupper (nedtrekksmeny)

Systemeier (nedtrekksmeny med ansatte + lenke til instrukser)

Arkivansvarlig (nedtrekksmeny med ansatte + lenke til instrukser)

Driftsansvarlig (nedtrekksmeny med ansatte + lenke til instruksen)

Ansvar for å tildele brukertilganger

Roller til samarbeidende virksomheter, så som IKS, kommunesamarbeid mv. (nedtrekksmeny)

Rettigheter til de ulike brukertypene (liste over brukertyper og nedtrekksmeny for rettighetsinformasjon)

Informasjon om leverandør

Navn på leverandør

Land (nedtrekksmeny)

Adresse

Kontaktperson/er

Hvor server er plassert (nedtrekksmeny)

Tatt i bruk – avsluttet (datomeny)

Journalpliktig (nedtrekksmeny)

Funksjoner eller prosesser systemet brukes til (nedtrekksmeny)

Databaseplattform (nedtrekksmeny med alternativer)

Produksjonsformat (nedtrekksmeny med alternativer)

Arkivformat (nedtrekksmeny med alternativer)

Hva som skal bevares (nedtrekksmeny iht. riksarkivarens forskrift)

Hva som skal kasseres (merkes av)

Når kassering skal skje (Kalender med varsling)

Relasjon til andre system (nedtrekksmeny)

Hvilken arkivverdig informasjon som mottas (nedtrekksmeny)

Hvilken arkivverdig informasjon som sendes (nedtrekksmeny)

Eventuelle integrasjoner som er etablert

Hvordan uttrekk skjer/skal skje, eksempel gjennom Noarkuttrekk, tabelluttrekk, integrasjon eller utskrifter (nedtrekksmeny)

Metode for uttrekk (nedtrekksmeny)

Når uttrekk skal skje (kalender med varsling)

Til hvem skal uttrekket skje (nedtrekksmeny)

Hvor utrekket er per dato

Hvordan arkivet sikres (nedtrekksmeny)

Hvordan allmennheten får tilgang til arkivet (nedtrekksmeny)

Daglige rutiner (fritekstfelt + lenke til dokumenter, systemer o.l.)

Periodiske rutiner (fritekstfelt + link til dokumenter, systemer o.l.)

Spesialrutiner (fritekstfelt + lenke til dokumenter, systemer o.l.)

Særlige rutiner for sak- og arkivsystemer, særlig for kvalitetssikring av journalføring (fritekstfelt + linker til dokumenter, systemer o.l.)

Endringer som har betydning for dokumentasjonsforvaltningen og som krever involvering fra arkivavdelingen (nedtrekksmeny)