SØK OG FÅ KONTROLL

Hvert punkt som fylles inn om systemene blir søkbare og kan gjenbrukes i andre system. Du kan søke opp enkeltopplysninger eller kombinasjoner av punkter/felter.

Hvert søk kan lagres og vil oppdateres etter hvert som nye opplysninger legges til.

Med disse funksjonene blir arkivplanen et levende verktøy som kan benyttes til å sjekke ut om en har kontroll på alt, ting som ikke fungere, når oppgaver skal utføres (inkludert varsling), hvem som har ansvar etc. Samsvar arkivplanen er et nyttig gjenfinningsverktøy.

​

Du kan eksempelvis søke opp:

* Systemer per avdeling

* Systemer per funksjon/prosess og deretter kan du filtrere på aktuelle opplysninger du vil ha frem

* Systemer for aktuelle prosesser eller funksjoner for å få oversikt over hvor de arkivverdige dataene er.

* Systemer som ikke har plan for uttrekk

* Systemer som en avdeling eller en person/rolle har ansvar for

* Systemer der det ikke er pekt ut ansvarlige

* Systemer som er har arkivverdige data fra bestemte paragrafer i riksarkivarens forskrift.

* Hvordan, når, metode og til hvem uttrekk skal skje for alle systemer (oversikt)

* Rutiner for kvalitetssikring av journalføring for aktuelle systemer, eksempelvis som benyttes på en skole.

* Ansvar og roller for alle eller gruppe av systemer, eksempelvis for en etat, en avdeling eller for interkommunale samarbeidsordninger eller selskap virksomheten er en del av.

* Alle avsluttede systemer og status for uttrekk

* Velg prosess/funksjon og få ut hvem som har ansvar, hvilken informasjon som.. etc. (se webside om dette)