SØK OG FÅ KONTROLL

Hvert punkt som fylles inn om systemene blir søkbare og kan gjenbrukes i andre system. Du kan søke opp enkeltopplysninger eller kombinasjoner av punkter/felter.


Hvert søk kan lagres og vil oppdateres etter hvert som nye opplysninger legges til.


Med disse funksjonene blir arkivplanen et levende verktøy som kan benyttes til å sjekke ut om en har kontroll på alt, ting som ikke fungere, når oppgaver skal utføres (inkludert varsling), hvem som har ansvar etc. Samsvar arkivplanen er et nyttig gjenfinningsverktøy.

Du kan eksempelvis søke opp:

* Systemer per avdeling

* Systemer per funksjon/prosess og deretter kan du filtrere på aktuelle opplysninger du vil ha frem

* Systemer for aktuelle prosesser eller funksjoner for å få oversikt over hvor de arkivverdige dataene er.

* Systemer som ikke har plan for uttrekk

* Systemer som en avdeling eller en person/rolle har ansvar for

* Systemer der det ikke er pekt ut ansvarlige

* Systemer som er har arkivverdige data fra bestemte paragrafer i riksarkivarens forskrift.

* Hvordan, når, metode og til hvem uttrekk skal skje for alle systemer (oversikt)

* Rutiner for kvalitetssikring av journalføring for aktuelle systemer, eksempelvis som benyttes på en skole.

* Ansvar og roller for alle eller gruppe av systemer, eksempelvis for en etat, en avdeling eller for interkommunale samarbeidsordninger eller selskap virksomheten er en del av.

* Alle avsluttede systemer og status for uttrekk

* Velg prosess/funksjon og få ut hvem som har ansvar, hvilken informasjon som.. etc. (se webside om dette)


 

SØK OPP "INGEN"

Samsvar arkivplan har en funksjon der dere kan angi at et system ikke har etablert en rutine, at ansvar mangler eller at det eksempelvis ikke er bestemt metode for uttrekk til arkiv for et system. I løsningen kan dere søke opp systemer som har slike «ingen», «mangler» slik at dere får oversikt over hull i dokumentasjonsforvaltningen.