SAMSVAR ARKIVPLAN ORGANISERT ETTER SYSTEMER

I Samsvar arkivplan organiseres arkivet etter systemer (IT applikasjoner).

Løsningen benytter dynamiske felt som gjenbruker data og automatiserer søk, rapporter og oversikter.

Med Samsvar har du en levende arkivplan som er enkel å oppdatere og hvor du finner alt du har behov for ved tilsyn og interne revisjoner.

Samsvar arkivplan kvinne.png
 

MØTER DE VIKTIGE KRAVENE

Samsvar arkivplan møter kravene til arkivplan, bevarings og kassasjonsplaner, systemer med beskrivelser, dokumentasjon av fullelektroniske systemer, og anbefalinger for internkontroll, inkludert risikovurdering for dokumentasjonsforvaltning.

Image by ThisisEngineering RAEng
 

I Samsvar arkivplan kan du legge inn oppgaver, med varsling, for å planlegge periodiske arkivoppgaver, så som uttrekk og kassasjon.

Du kan også utføre risikovurderinger, jamfør anbefalinger fra Arkivverket, og via nedtrekksmenyer inkludere flere systemer i samme risikovurdering, slik at vurderingen er gyldig for alle systemer som er omfattet.

Med Samsvar arkivplan minimeres behovet for skriftlige prosedyrer og rutiner. Du kan isteden søke opp oversikter som viser det du i tradisjonelle arkivplaner må skrive om.

 
arkivplan8.jpeg

MODERNE OG FORDELAKTIG

Organisering av arkivplanen via systemer er naturlig når det aller meste av arkivverdig informasjon er i eller kommer fra systemer.


Filtrerings og søkemulighetene i Samsvar arkivplan gir dere i tillegg muligheter til å organisere arkivplanen på flere ulike måter, eksempelvis etter funksjon/prosess, etter uttrekksmetoder og etter aktuelle paragrafer i Riksarkivarens forskrift mv.

De dynamiske feltene er fleksible og har funksjoner for nedtrekksmenyer slik at enkelt kan klikke av for den aktuelle informasjonen, så som ansvarlige, innhold, funksjoner, arkivformater, paragrafer fra Riksarkivarens forskrift, datofelt for når materiale skal kasseres og det skal gjøres uttrekk.

Videre kan du via nedtrekksmenyer klikke av for relasjoner til andre system og differensiere mellom data som hentes inn i systemet og data som systemet deler med andre systemer.


Med Samsvar blir arkivplanen et levende verktøy som kan benyttes til å sjekke ut om en har kontroll på alt, ting som ikke fungerer, når oppgaver skal utføres (inkludert varsling) og hvem som har ansvar.

 

MANGE BRUKSOMRÅDER

Samsvar er det dynamiske alternativet til arkivplaner i Word, Excel eller i programvarer med statiske data.


Å kunne gjenbruke og automatisere data som legges inn øker verdien av dataene betraktelig.


Samsvar arkivplan vil være svært nyttig ved intern revisjon av dokumentasjonsforvaltningen og ved revisjoner fra tilsynsmyndigheten.


Samsvar arkivplan vil være et svært nyttig verktøy ved innsyn. Dere vil ha en fullstendig oversikt over hvilke opplysninger som finnes i hvilke systemer, hvem som har ansvar, tilganger og om opplysningene er sensitive.

arkivplan4.png
 

DELING MED ANDRE

Mange av systemene som virksomhetene benytter, og opplysningene som skal være en del av arkivplanen, er like. Det er de samme arkivformatene, de samme paragrafene, de samme funksjoner/prosesser mv. Med Samsvar arkivplan kan dere samarbeide med andre virksomheter og få lastet opp systemer med opplysninger fra andre. Vårt mål er å legge til rette for at alle slipper å gjøre det samme arbeidet.

 

PRODUKTDATABLAD

HER KAN DU LASTE MED PRODUKTDATABLAD FOR SAMSVAR ARKIVPLAN

 
Business Meeting

ARKIV, PERSONVERN, IKT SIKKERHET OG KONTRAKTER

I en og samme løsning

 

ALLE SYSTEMKRAV I EN LØSNING

Samsvar arkivplan vil/kan ha oversikt over alle systemer som virksomheten har og kan utvides til også omfatte personvern, informasjonssikkerhet og kontraktsforhold, slik at virksomheten får en total kontroll over systemene. Å ha en og samme dynamiske løsning for alle system og alle kravområder er svært fordelaktig. Ikke minst setter dette arkivplanen i sammenheng med øvrige drift av systemer.

IKT SIKKERHET OG KONTRAKTER

For informasjonssikkerhet kan det gjøres klassifisering av systemene, utføres kontroll av sikkerhetstiltak mv. med tilpassede dynamiske felt. Dere kan ta ut oversikter over de mest kritiske systemer, systemer som krever ekstra tiltak etc., systemer med sensitive opplysninger etc.
Databehandleravtaler og kontrakter kan lastes opp (eller pekes til via link). Det kan legges inn varslinger om når kontrakter går ut slik at dere har kontroll på når systemer må ut på anbud o.l.

DERSOM DU HAR SAMSVAR PERSONVERN FRA FØR..

Dersom din virksomhet allerede har Samsvar personvern (noe blant annet 120 kommuner i Norge har) kan vi knytte det som er utfylt av opplysninger i personvern sammen med arkivplanen. Særlig kan dette være aktuelt for alle opplysningene som er med i behandlingsprotokollene, siden disse opplysningene er nyttige også i dokumentasjonsforvaltningen.

Business Meeting

HVORDAN KOMME I GANG

Samsvar arkivplan leveres med et ferdig standardoppsett der du kan fylle inn, eller få lastet opp, alle systemene og de opplysninger dere allerede har utarbeidet.

Standardoppsettet inkluderer 28 ulike punkter for hvert system, med ferdige nedtrekksmenyer, slik at dere enkelt kan fullføre arkivplanen. Se oversikt over alle punktene her.


Du kan selv tilpasse alt og legge til punkter og dynamiske felt (du kan velge mellom 11 ulike felttyper).

Standardoppsettet leveres også med 10 lagrede søk, med relevant organisering av informasjonen i arkivplanen, basert på avvik i tilsynsrapporter fra Arkivverket. Se oversikt over søk her.


Du kan selv enkelt filtrer/sette opp nye søk for det du vil ha fram som informasjon, også disse kan lagres og oppdateres.