arkivplan7.png

Samsvar systemforvaltning

Med Samsvar systemforvaltning har virksomheten all informasjon om alle systemer i ett hovedsystem.

- Ansvar og oppgaver

- Økonomi og kontrakter

- Personvern

- Arkivplan

- IKT sikkerhet

- Teknisk informasjon

Oversikt over økonomi og kontrakter – spar kostnader

I Samsvar systemforvaltning får du oversikt over alle kontrakter, inkludert hva dere betaler i lisenser, antall brukere, og når kontrakter går ut (med varsling). Dere kan også gjøre vurderinger av hvilke systemer dere bør utnytte mer og hvilke som bør fases ut. Dette gjør at dere kan styre kostnadene for systemene bedre.

Logisk datavarehus

Utnytt dataene best mulig

Samsvar systemforvaltning gir virksomheten oversikt over hvilke systemer og data (inkludert personopplysninger) og hvilke data virksomheten har, hvilke som er virksomhets- eller samfunnskritiske og dermed svar på hvilke systemer som bør behandles særskilt, hvilke systemer som bør integreres med hverandre eller som kan samhandle på andre måter- Samsvar systemforvaltning fungerer på denne måten som et logisk datavarehus.

Image by John Schnobrich

Arkivplan, personvern, IKT sikkerhet i en og samme løsning

Samsvar systemforvaltning benyttes til dokumentasjon av hvordan systemene behandler personopplysninger, hvilke data som skal arkiveres, hvilke systemer som krever ekstra sikkerhetstiltak og/eller risikovurderinger. Med Samsvar systemforvaltning får virksomheten en felles internkontroll for alle systemene og kravområdene som gjelder for systemene. Applikasjonsforvaltningen blir mindre fragmentert, og virksomheten slipper dobbeltføringer.  

1

Personvern

Knytt all informasjon fra behandlingsprotokollene til systemene, ha oversikt over alle databehandlere, gjennomfør Schreme2 vurderinger mv.

2

Arkivplan

Ha oversikt over alle systemer med arkivverdig data, all informasjon om arkiv som kreves, bevarings og kassasjonsplan knyttet mot systemene mv.

3

IKT sikkerhet

Klassifiser systemene og utfør risikovurderinger, ha oversikt over avhengigheter til andre system, systemenes robusthet, leverandørvurderinger mv.

4

Teknisk informasjon

Ha oversikt over systemenes arkivformater, produksjonsformater, APIer, integrasjoner, avhengigheter av andre system, hvor data hentes fra og hvilke systemer det deles med mv.

Systemorientert og levende arkivplan

Med Samsvar systemforvaltning får virksomheten en arkivplan som er bygd opp rundt systemene som skaper arkivverdig data. Med samkjør av informasjon fra personvern, IKT sikkerhet, teknisk informasjon mv. har virksomheten all arkivdokumentasjon som kreves i systemer med beskrivelser, for fullelektroniske arkivsystemer og bevarings- og kassasjonsplaner mv.. Løsningen gjør at internkontrollen for arkiv blir en del av virksomhetens øvrige internkontroll og ikke et konsept på siden av. De søkbare feltene i Samsvar systemforvaltning gjør det enklere med gjenfinning - og løsningen legger til rette for at roller og ansvar er tydelig plassert.

Bygg aktuelle rapporter og oversikter

I Samsvar systemforvaltning er alle felt dynamiske og søkbare slik at du kan søke opp det du vil ha oversikt over, gjenfinne eller bygge opp rapporter ved tilsyn eller til ledermøter. Du kan søke, bygge rapporter og lage oversikter på tvers av personvern, arkivplan, tekniske funksjoner etc. Eksempler på rapporter og oversikter som kan bygges:

  • Bevarings og kassasjonsplan knyttet til systemer

  • Rapport som skal medfølge om systemer når det deponeres til arkiv

  • Oversikt over systemer med høy klassifisering

  • Oversikter som har betydning ved anbud

  • Kostnader per avdeling eller type systemer

  • Oversikt over systemer som bør skiftes ut/erstattes

arkiv11.png

Felles internkontroll for systemer, på tvers av kravområder

Med Samsvar systemforvaltning får virksomheten en felles internkontroll for alle systemene og alle kravområdene som virksomheten må forholde seg til. Forvaltningen blir mindre oppdelt og virksomheten slipper dobbeltarbeid / dobbeltføringer. Samsvar systemforvaltning har også funksjoner for varsling når oppgaver skal gjøres.

Colleagues at Work
Image by Annie Spratt

Integrasjoner, gjenbruk og automatisering av data

Data som samles inn, kan gjenbrukes på alle områder, med gjennomgående oppdatering slik at dere ikke behøver å fylle inn samme informasjon flere steder. med oversikt over system som har arkivverdige data med mer.

 

Virksomhetens behandlingsprotokoller og annen personverninformasjon kan knyttes til systemene. Dette gjøres ved at protokollene lastes opp fra Excel og integreres med systemene. Protokollene kan oppdateres i Samsvar systemforvaltning slik at det er gjennomgående oppdatering med systemene. For kunder som allerede har Samsvar personvern vil data fra protokoller automatisk virke mot systemene.

Last opp fra Excel

Vi kan laste opp informasjon virksomheten har utarbeidet i Excel-filer, slik at det er enklere å få nytte av løsningen. Samsvar systemforvaltning har også funksjon for nedlasting av data til Excel (kommaseparert).

arkiv22.png

Utfør risikovurderinger, varslinger, revisjoner

Samsvar har en funksjon dere virksomheten kan knytte systemer til risikovurderinger eller andre vurderinger – ved bruk av Samsvars funksjoner for risikovurderinger og sjekklister.

I Samsvar systemforvaltning kan dere legge inn varslinger, revisjoner, tiltak og andre aktiviteter som skal utføres. Meldingene gjentas før fristen går ut og purres dersom frister overskrides. Alle tiltak og varslinger fremkommer på egen oversikt.

Hvordan komme i gang

Sikri har et team av dyktige rådgivere med spisskompetanse innen kvalitetsstyring. Gjennom tett oppfølging vil virksomheten få best nytte ved innføring av Samsvar løsningene. 

Konto og opplasting

Vi setter opp en konto for virksomheten og laster opp data dere har fra før om systemene, og eventuelt også behandlingsprotokollene

Integrasjoner

Vi kan knytte løsningen til AD og løsningen kan integreres med deres arkivsystem via GEOintegrasjon. Samsvar har også åpen API for integrasjon mot andre systemer.

Opplæring

Vi gir dere opplæring – samt at dere får tilgang på opplæringsvideoer slik at flest mulig i virksomheten kan bruke løsningen.